Standardy obliczeniowe i definicje statystyczne dla targów i wystaw

Udostępnij na Facebook'u

Wyświetlono: 1311 razy.

Źródło zdjęć:
www.polfair.com.pl

Standardy obliczeniowe i definicje statystyczne dla targów i wystaw organizowanych przez członków Polskiej Izby Przemysłu Targowego.

Załącznik do uchwały nr 36 Walnego Zgromadzenia Polskiej Izby Przemysłu Targowego z 5.06.2007r., ze zmianami wprowadzonymi uchwałą nr 36 Walnego Zgromadzenia z 12.06.2008 r. oraz uchwałą Walnego Zgromadzenia z 18.06.2009 r.

Niniejsze definicje oparte są na standardach i definicjach światowych (UFI, CENTREX, FKM).

I. POWIERZCHNIA TARGOWA

1. Powierzchnia targowa:

Powierzchnię targową oraz dane dotyczące wielkości stoiska podaje się w metrach kwadratowych. Na całkowitą powierzchnię targową netto składa się suma:
- całkowitej powierzchni wynajętej przez wystawców, za którą wystawiono faktury i która zajmowana jest przez wystawców przez cały czas trwania targów;
- powierzchni udostępnionej wystawcom na podstawie innych, niż umowa najmu, dokumentów, pod warunkiem, że powierzchnia ta jest użytkowana w taki sposób, że dostępna jest dla zwiedzających przez cały okres trwania targów;
- specjalnej powierzchni pokazowej, tj. takiej, która nie jest związana z żadnym konkretnym wystawcą, a na której odbywają się występy, pokazy, konkursy (np. scena), związane tematycznie z odbywającymi się targami.
Powierzchnię wynajętą stoiska kolektywnego (zbiorowego, wspólnego) można liczyć ogółem, (zgodnie z fakturą za powierzchnię wynajętą), albo sumując powierzchnię zajmowaną przez poszczególnych wystawców (zgodnie z planem stoiska, jeśli pokazuje on dokładnie tę powierzchnię, za którą obciążono fakturą organizatora stoiska zbiorowego). Powierzchnię stoisk piętrowych należy liczyć według faktury. Nie jest obowiązkowe podawanie danych dotyczących powierzchni targowej zajmowanej przez firmy reprezentowane.

2. Dane jakościowe dotyczące powierzchni targowej:

Całkowita powierzchnia targowa netto dzieli się na powierzchnię krytą, tj. wynajętą w pawilonach oraz powierzchnię otwartą, tj. wynajętą na terenie otwartym w obrębie terenów targowych. Całkowita powierzchnia targowa brutto (targów/wystawy) to całkowita powierzchnia targowa netto wraz z powierzchnią sąsiadujących przejść oraz powierzchni usługowych. Powierzchnię targową brutto można traktować również jako powierzchnię brutto obiektu / terenu targowego zajętą przez targi / wystawę. Danymi dotyczącymi powierzchni brutto targów mogą posługiwać się wyłącznie podmioty, które posiadają tytuł prawny do dysponowania danym obiektem targowym.
Kontrola danych dotyczących powierzchni targowej winna odbywać się:
- w przypadku powierzchni wynajętej - na podstawie badania faktur;
- w przypadku powierzchni udostępnionej wystawcom na podstawie innych niż umowa najmu, dokumentów – na podstawie przedłożonych stosownych dokumentów;
- w przypadku specjalnej powierzchni pokazowej – na podstawie planów lokalizacji na przestrzeni (planów powierzchni) krytej /otwartej organizatora.
Dokumenty te są jednocześnie dokumentami stwierdzającymi dane jakościowe.

II. WYSTAWCY

1. Dane liczbowe:

Za wystawcę uznaje się tego, kto wynajmuje autonomiczny, wydzielony, płatny fragment powierzchni targowej (stoisko), na którym zatrudnia samodzielnie inne osoby w celu prezentowania, w jego imieniu lub w imieniu innej firmy, oferty wyrobów i/lub usług przez cały czas trwania targów/wystawy - niezależnie od branży lub klasyfikacji wyrobu. Organizator targów / wystawy wystawia fakturę obciążającą wystawcę. Współwystawcy na stoisku wystawcy lub wystawcy na stoisku zbiorowym / kolektywnym są uznawani za wystawców dla celów statystycznych wówczas, gdy wystawiają swoje własne wyroby, zatrudniając własny personel na stoisku wystawcy lub na wspólnym stoisku organizatora stoiska zbiorowego, a ich odrębność można bez problemu rozpoznać w grupie, bez konieczności fizycznego rozdziału wystawców. Firmy te traktowane są jak wystawcy, niezależnie od tego, czy faktura wystawiana jest na wystawcę, czy na organizatora stoiska zbiorowego. Rodzaj uczestnictwa w targach oraz tożsamość każdego wystawcy na stoisku powinny wynikać z formularza zgłoszeniowego przesłanego do organizatora targów. Organizator stoiska zbiorowego może być uznany za wystawcę tylko wtedy, gdy z planu stoiska zbiorowego wyraźnie wynika, że organizator stoiska zbiorowego również dysponuje autonomiczną częścią tego stoiska i część ta jest przynajmniej z jednej strony otwarta od strony zwiedzających, co umożliwia mu prowadzenie własnej działalności marketingowej. Wystawca, który ma więcej niż jedno stoisko w tej samej branży (grupie towarowej) targów, liczony jest tylko raz. W przypadku, gdy wystawia się w więcej niż w jednej branży (grupie towarowej) targów, może być liczony według liczby branż, w których wynajmuje stoiska. Firmy usługowe, instytucje rządowe, stowarzyszenia, instytuty, które wynajmują powierzchnię targową (stoisko) oraz oferują własne usługi związane z tematyką targów/wystawy, są również uważani za wystawców. Firma, która nie przybyła na targi, choć wynajęła stoisko, nie jest uważana za wystawcę.
Firmy reprezentowane to firmy oferujące swoje wyroby / usługi na stoisku wystawcy, który zostaje obciążony fakturą za udział w targach i który z reguły jest ich przedstawicielem handlowym. Dalsze warunki dotyczące tej kategorii:
• tożsamość firmy reprezentowanej, wraz z pełnym adresem, powinna wynikać z formularza zgłoszeniowego, przesłanego przez wystawcę do organizatora targów,
• firma reprezentowana może być wymieniona w katalogu targów / wystawy tylko łącznie z nazwą wystawcy i /lub przy stoisku wystawcy, albo w oddzielnej części katalogu, zawierającej osobny spis firm reprezentowanych,
• jeśli żaden inny wystawca nie został poproszony o reprezentowanie firmy na tych targach.
Firmy, której wyroby lub usługi są na targach prezentowane jedynie w formie broszur lub innych materiałów drukowanych, nie liczy się jako firmy reprezentowanej.
Wystawca powtarzalny: za wystawcę powtarzalnego należy uważać wystawcę, który uczestniczy co najmniej 3 razy w kolejnych edycjach targów o tej samej tematyce i u tego samego organizatora. Liczba wystawców powtarzalnych podawana jest ogółem, bez podziału na kraj i zagranicę. Klasyfikacji wystawcy do kategorii „powtarzalny” dokonuje się na podstawie katalogu targów z trzech kolejnych edycji lub faktur.
Przejrzystość obliczeń: w publikacjach zawierających dane statystyczne nie należy używać żadnych kategorii typu: podwystawca, współwystawca, wystawca niebezpośredni, wystawca pośredni. W żadnym wypadku nie należy dodawać liczby firm reprezentowanych do liczby wystawców.

2. Dane jakościowe dotyczące wystawców:

Wystawca / firma reprezentowana jest klasyfikowana jako producent, jeśli wyroby prezentowane na stoisku są wyłącznie lub w przeważającej części produkowane przez tego wystawcę / firmę reprezentowaną i tylko w przypadku, gdy klasyfikację taką można przeprowadzić w oparciu o dane z formularza zgłoszeniowego.
Narodowość wystawcy/firmy reprezentowanej musi jasno wynikać z formularza zgłoszeniowego przesłanego do organizatora targów. O narodowości wystawcy decyduje państwo wymienione w formularzu zgłoszeniowym.

3. Kontrola danych dotyczących wystawcy/firmy reprezentowanej:

Dane dotyczące wystawcy sprawdza się w oparciu o formularze zgłoszeniowe, faktury oraz stosowne wydruki komputerowe. Dane dotyczące firmy reprezentowanej sprawdza się w oparciu o prawidłowo wypełnione formularze zgłoszeniowe. Dokumenty te są też dokumentami potwierdzającymi dane jakościowe.

4. Dane statystyczne na temat wystawców/firm reprezentowanych:

Liczbę wystawców/firm reprezentowanych przedstawia się w podziale na podmioty zagraniczne i krajowe firmy. W liczbie ogółem państw uczestniczących w targach należy ująć kraj organizatora targów. Udostępniać / publikować można również inne statystyczne dane jakościowe (np. informacja o profesjonalistach, producentach biorących udział w targach), jednak dane te nie podlegają badaniom audytorskim.

III. ZWIEDZAJĄCY

1. Dane liczbowe dotyczące zwiedzających:

Liczbę zwiedzających liczy się w oparciu o konkretne jawne dane.
Liczbę zwiedzających płacących ustala się w oparciu o dane finansowe: liczbę sprzedanych biletów (kupionych w przedsprzedaży lub na miejscu) oraz liczbę biletów /kart wstępu opłaconych przez wystawcę lub stronę trzecią. Zwiedzających posługujących się biletami sezonowymi, kilkudniowymi, abonamentowymi i innymi upoważniającymi do wielokrotnego wchodzenia na targi w ciągu kilku dni ich trwania, liczy się dzieląc cenę takiego biletu przez cenę zwykłego pojedynczego biletu i zaokrąglając wynik w górę do jedności. Każdy sprzedany bilet rodzinny, gdy takie są stosowane, liczy się jako 4 zwiedzających.
Osoby wchodzące na targi na podstawie voucher’ów, kart wstępu lub podobnych ważnych bezpłatnych przepustek lub biletów, mogą być liczone jako zwiedzający tylko wówczas, gdy istnieje system ewidencji takich dokumentów (np. seryjnie numerowane kupony kontrolne lub rejestracja kart wstępu). Osoby wchodzące na targi na podstawie stałych przepustek (np. rocznych kart wstępu lub przepustek VIP, mogą być uznane za zwiedzających tylko wówczas, jeśli możliwe jest udokumentowanie ich wstępu (np. poprzez zastosowanie specjalnych kuponów/odcinków rejestracyjnych).
Jeśli istnieją warunki umożliwiające ewidencję i kontrolę powtórnych (wielokrotnych) wejść na targi tej samej osoby (np. gdy stosuje się seryjnie numerowane kupony/odcinki kontrolne przy kartach wstępu lub działa system elektronicznej ewidencji wejść, na podstawie którego sporządzany jest raport), a tym samym - możliwe jest ustalenie liczby ogółem pojedynczych wejść na targi („visits”), dopuszcza się podawanie do wiadomości liczby ogółem tych wejść. Liczba ogółem wejść równa się sumie liczby pojedynczych pierwszych wejść i liczby wejść powtórnych. Jeśli nie są możliwe ewidencja i kontrola takich wejść, uznaje się, że liczba wejść („visits) jest równa liczbie zwiedzających ogółem.
Przepustki/wejściówki dla wystawców nie mogą być brane pod uwagę przy liczeniu zwiedzających, niezależnie od tego, czy zostały wydane bezpłatnie czy odpłatnie. Osoby, które zwiedzają targi bez ewidencjonowanego dokumentu wstępu, nie mogą być uznane za zwiedzających.

2. Dane jakościowe dotyczące zwiedzających:

Liczbę zwiedzających zagranicznych ustala się:
• metoda bezpośrednią, w oparciu o dokumenty służące bezpośredniej ewidencji: bilety/przepustki sprzedane/wydane w wyznaczonych punktach recepcyjnych/ wejściach dla obcokrajowców oraz wypełnione karty rejestracyjne wstępu, w których wyraźnie określony zostaje kraj pochodzenia zwiedzającego;
• metodą pośrednią, na podstawie wyników badania reprezentatywnej grupy zwiedzających.
Zwiedzający profesjonaliści: liczbę/udział procentowy zwiedzających profesjonalistów ustala się na podstawie analizy kart rejestracyjnych lub wyników badania reprezentatywnej grupy zwiedzających.
Inne szczegółowe dane jakościowe na temat zwiedzających, takie jak np. grupy wiekowe, kwalifikacja zwiedzających według szczebla decyzyjności itp., można również uzyskać na podstawie analizy kart rejestracyjnych lub wyników badania reprezentatywnej grupy zwiedzających.
3. Kontrola danych dotyczących zwiedzających i wejść („visits”): liczbę sprzedanych biletów ustala się w oparciu o dane kasowe organizatora. Bilety powinny być numerowane seryjnie. Liczbę kart rejestracyjnych/voucher’ów należy ustalić w drodze obliczeń faktycznie wykorzystanych karty rejestracyjnych/voucher’ów, co dalej podlega zapisowi w odpowiednich dokumentach (zestawieniach)*. Liczbę kolejnych wejść tej samej osoby („visits”) należy ustalić na podstawie obliczeń odcinków kontrolnych i innych dokumentów lub na podstawie odpowiedniego raportu z systemu elektronicznej rejestracji wejść. Kontrola danych jakościowych winna odbywać się drogą sprawdzenia wszelkich dostępnych dowodów – zapisów wejść przez bramy, kart rejestracyjnych, kwestionariuszy służących badaniu zwiedzających, sprawozdań itp.

* Objaśnienie: Organizator targów liczy wykorzystane karty rejestracyjne oraz sporządza ich pełne zestawienie do celów audytu. Dokumenty te winny być zachowane przynajmniej do momentu audytu, a nawet dłużej, co wynika z odpowiednich przepisów, np. o ochronie dokumentów itp. Audytor przeprowadzając wizytę w siedzibie organizatora, dokonuje wybiórczej kontroli samych kart rejestracyjnych, w porównaniu z zestawieniem.

Źródło: Polska Izba Przemysłu Targowego, www.polfair.com.pl